Virtual Office
Virtual Office
Apoyamos a cualquier compañía o institución que gestiona trámites con procedimientos definidos que involucran el manejo de documentos y a varios puestos de trabajo. Los documentos administrados por VirtualOffice pueden provenir del exterior de la organización o de departamentos internos a través de medios físicos (papel) o electrónico (correos, archivos, etc.).
• Gestión completa de un Proceso Documental.
• Flexibilidad en la definición las etapas de cada trámite.
• Control de tiempos de ejecución de las etapas de un flujo de documentos.
• Diversidad en la clasificación de Documentos.
• Diversidad de Fuentes de documentación.
• Seguridad de Accesos y confidencialidad de la Información.
• Ubicación Física de los documentos.
• Garantiza que los documentos lleguen a las personas indicadas.
• Permite optimizar la forma en que los documentos fluyen dentro de la organización.
• Permite definir la secuencia de puestos de trabajo por los que deben pasar los documentos.
• Establece las rutas virtuales del trasiego de documentos.
• Permite controlar los tiempos en que se realizan las diferentes operaciones durante un trámite.
• Señala y notifica a los interesados sobre potenciales demoras en un proceso documental determinado.
• Ahorro desde un 30% hasta un 80% en consumibles (hojas, tinta, tóner, folders, carpetas, copias, fax, etc.)
• Ahorro de 1 a 2 horas de trabajo diario, por cada persona que se dedica a gestión de documentos (búsqueda, validación, trabajo y reporteo de información)
• Disminución considerable en el tiempo de ejecución de cada trámite. (desde horas, días y hasta semanas)
• Posibilidad de ofrecer servicios en línea.